De kracht van Asana

Ben jij, net als ik, dol op handgeschreven briefjes en lijstjes? En had jij daarom ook moeite om te schakelen naar een digitale werkomgeving? Ook ik moest even wennen aan digitale tools als Jira, Basecamp, Monday en Asana. Maar toch zag ik de kracht van Asana terugkomen en heb ik het weten te integreren in mijn dagelijkse werkzaamheden. Bij Increase hebben we ervoor gekozen om te werken met Asana en in dit blog zal ik je vertellen waarom.

In het thuiswerk tijdperk is namelijk meer en meer duidelijk geworden hoe belangrijk het is dat je collega’s weten waar jij mee bezig bent. De rol van Asana is sindsdien dan ook nog belangrijker geworden en draagt dagelijks bij aan het interne proces bij Increase.

Bij Increase gebruiken we Asana niet alleen als interne projectmanagement tool. We werken in Asana ook actief samen met diverse klanten.

Online Kanban voor interne processen

Waarschijnlijk ben je wel bekend met termen als Agile, Scrum en Kanban. Onlangs heb ik een training gevolgd voor de Kanban methode. Deze methode helpt om processen te managen en te verbeteren. Vaak zie je dat de Kanban methode wordt gebruikt binnen grote organisaties of technische partijen zoals een webbouwer, maar dit gebeurt dan fysiek aan het Kanban bord.

Ook wij hebben het geprobeerd met een groot whiteboard (zie hieronder) met kaartjes welke we met de hand schreven. Al snel kwam het idee om dit te gaan combineren met Asana, zodat we geen dubbel werk aan het doen waren.

In de meeste Kanbans wordt er gewerkt met diverse fases, zoals backlog, stap 1, stap 2, verificatie en afgerond. Om draagvlak binnen het team te creëren hebben we met elkaar gekeken naar welke kolommen werkbaar zijn voor een online marketing bureau en welke er binnen onze organisatie wenselijk waren. Daarnaast moesten de kolommen samenhangen met de dagelijkse werkzaamheden die wij hanteren.

Uiteindelijk hebben we besloten om met onderstaande kolommen te werken:

• Ideas
• Backlog
• To do
• Doing
• Verify / Blocked
• Done

Hoe hebben wij Asana verder ingericht?

Iedere klant heeft zijn eigen bord, daarnaast worden de kaartjes ook gekoppeld aan een expertise, zoals PPC, SEO, Advertising, CRO, E-mail en Design. Iedere dag starten we met een Kanban waarin de teamlead het bord opent en direct zichtbaar heeft wie wat voor welke klant gaat doen de aankomende week. Iedere taak binnen Asana geven we namelijk ook een klantcode.

Tijdens de dagstart staat één vraag centraal, namelijk: ‘Wat heb jij nodig om vandaag je geplande taken goed uit te kunnen voeren?’ De uitkomst kan zijn dat iemand hulp nodig heeft van een collega, een vraag heeft aan een specialist vanuit een andere expertise of nog op iets wacht vanuit de klant.

“Laagdrempelig om hulp vragen is binnen onze teams heel belangrijk.”

Wat is de kracht van Asana voor onze klanten?

Asana werkt perfect als planningstool, voor het bijhouden van projecttijden en prioritering binnen je team. Dat zijn onze voordelen, maar wat levert het eigenlijk op voor onze klanten?

• Minder mailcommunicatie
• Goed inzicht in deadlines en elkaar op afstand gemakkelijk om hulp vragen
• Overzichtelijk schuiven met prioriteiten
• Gemakkelijk om feedback vragen
• Continu inzicht in de actuele werkzaamheden
• Alle documentatie centraal

Asana als takenlijst voor marketing

Misschien moet jij wekelijks ook wel tijd plannen om actief met de marketing van jouw bedrijf aan de slag te gaan. Uiteindelijk krijgt jouw team vaak taken / handvatten mee vanuit Increase om zelf aan de slag te kunnen. Hoe gemakkelijk is het? Een ochtend in je agenda blokken voor marketing en jouw takenlijst in Asana openen.

Wist je dat je nog veel meer in Asana kan?

• De mogelijkheid om collega’s of specialisten bij Increase aan te spreken met @mention
• Het labelen van taken in diverse expertises
• Het gemakkelijk verslepen van taken
• Koppeling met Google Calender
• En nog veel meer!